Convocation téléphonique à aller retirer une convocation ???

Bonjour,
Tout d'abord je vais vous présenter les faits assez brièvement.
Une femme de la famille a agressé physiquement ma compagne, je me suis interposé pour éviter que ça ne dégénère plus. Ma femme a porté plainte parce qu’elle avait reçu un coup de poing au visage et elle a eu 2 jours d’ITT. Elle pouvait avoir plus, mais elle n’a pas voulu aller jusqu’à 4 pour éviter que sa plainte n’aille trop loin. Sauf que l’autre femme, sur fausse déclaration, a aussi porté plainte avec 4 jours d’ITT.
Nous avons été convoqué au commissariat, nous avons tous les 2 donné notre version des faits. L’autre dame n’a pas voulu de confrontation, du coup elle n’est pas venue au commissariat. L’officier de police voulait qu’on attende à l’accueil pour qu’il appelle le magistrat et savoir qu’elle suite donner à l’affaire. Nous avions des obligations urgentes, nous avons dû partir. Le policier nous a appelé par la suite et nous dit que nous devons venir retirer une convocation pour aller voir une association de conciliation ou quelque chose comme cela, avec le procureur.
Je voulais savoir si c’est normal qu’on nous demande d’aller retirer une convocation au commissariat. Ne peut-on pas nous l’expédier directement par la poste ?
Sommes-nous obligé par la loi de s’y rendre, dans la mesure où c’est par téléphone qu’on nous a dit qu’il fallait aller retirer la convocation ?
Quels sont nos droits et nos obligations concernant de type de démarche ?