Non réception d'un avis d'imposition / retard declaration

Bonjour,
J'aurai besoin ici d'un conseil face à la situation suivante.
Je me suis rendu en début de semaine à mon centre des impôts pour demander une copie de mon avis d'imposition, ne l'ayant pas reçu à la maison. Après vérification la personne à l'accueil m'a dit qu'elle ne le trouvait pas et qu'ils n'avaient pas reçu ma déclaration que je suis certain pourtant d'avoir envoyé dans les temps. C'est la première fois que cela se produit. On m'a proposé a l'accueil de remplir une nouvelle déclaration et de la remettre le plus vite possible et demander également une réduction des pénalités de retard. Pour ce faire, il faut que je rédige une lettre d'accompagnement. Pouvez-vous me conseiller pour la rédaction de cette lettre. Merci d'avance. Cordialement.
Charles