Non dépôt des comptes annuels au greffe

Bonjour,

Je souhaiterais savoir quelles sont les moyens d'éviter le paiement de frais verser au greffe pour dépot tardif des comptes annuels.
La fin de l'exercice était au 31/12/2011. Ce jour même, nous avons reçu une lettre du greffe pour première et dernière relance du dépot des comptes qui n'a jamais été fait.
Si celui ci est réalis sous quinzaine, il n'y aura pas de poursuite. Mais des frais sont à payer pour retard.
Quels sont les moyens de ne pas payer ces frais ?
Comment pouvons nous dès à présent les déposer ? Que peut-on mettre en avant pour ne pas être pénaliser?

Merci par avance.

Cordialement