Transmission de fichier d'adresses e-mail

Bonjour,

Je suis employée dans une association (Fédération) qui a comme membres d'autres associations (personnes morales).

On m'a demandé de récupérer un maximum d'adresses mail afin de pouvoir adresser à chacun des informations sur ce qui se passe au sein de notre fédération.

Dans ce fichier d'adresses il y a celles des structures adhérentes (personnes morales), celles de leur président et celles de certains bénévoles (personnes physiques).

Maintenant que ce fichier est créé avec environ 500 adresses, dois-je le faire enregistrer à la CNIL ?

Par ailleurs on me demande de le diffuser à certains dirigeants de notre association. Puis-je le faire, est-ce légal de transmettre tout ou partie de ce fichier ? Puis-je transmettre uniquement les adresses mail des structures adhérentes (personnes morales) ?

Merci pour votre éclairage
HD

Bonjour

Lorsque tu dis ce qui est ci-dessous, les personnes sont-elles au courant ?
Je suppose que oui.

On m'a demandé de récupérer un maximum d'adresses mail afin de pouvoir adresser à chacun des informations sur ce qui se passe au sein de notre fédération.


Si le fichier a été pris avec le consentement des personnes, il n'y a pas de problème particulier bien entendu si tout reste au sein de l'association. Maintenant, si le "carnet d'adresses" doit servir pour d'autres envois en dehors de la fédération mieux vaut en demander l'autorisation à ces membres. Ne pas hésiter à mettre dans le bas du corps du message un lien permettant la désinscription ou d'une autre manière que ce soit afin que chacun puisse faire usage de la loi relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés du 6 Janvier 1978 sans aucun problème.

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Forum d'entraide informatique

Bonjour,

Merci pour votre réponse.

Ok pour mettre le lien de désinscription

HD

Bonjour,
Mes réponses sont surlignées Cordialement,

On m'a demandé de récupérer un maximum d'adresses mail afin de pouvoir adresser à chacun des informations sur ce qui se passe au sein de notre fédération.

Dans ce fichier d'adresses il y a celles des structures adhérentes (personnes morales), celles de leur président et celles de certains bénévoles (personnes physiques).
Les personnes physiques sont dans ce fichier au titre de leur fonction associative donc elle peuvent être contactés pour et uniquement pour des informations qui concerne les associations. Dans le cas ou ces personnes ne veulent plus recevoir de message il faut les enlever des listes de routage
Maintenant que ce fichier est créé avec environ 500 adresses, dois-je le faire enregistrer à la CNIL ?
la réponse est oui : Il faut le déclarer de façon à pourvoir indiquer lors des envois d'emails qu'il est possible de modifier les informations contenues et de refuser de recevoir d'autres emails par la suite.

Par ailleurs on me demande de le diffuser à certains dirigeants de notre association. Puis-je le faire, est-ce légal de transmettre tout ou partie de ce fichier ? Puis-je transmettre uniquement les adresses mail des structures adhérentes (personnes morales) ?

La communication d'un fichier n'est jamais souhaitable : Il faut que les communications passent par un seul canal sauf à ce qu'il soit prévu que ce fichier soit mutualisé. Auquel cas il sera également très difficile de le maintenir à jour. ce fichier n'appartient pas à une personne physique mais à une personne morale : l'association qui a constitué ce fichier. Dans les associations les responsables changent au gré des élections ou nominations. De plus si l'un des membres souhaitent ne plus recevoir d'email , il sera impossible de maintenir le fichier à jour sauf à ce qu'il soit en ligne et accessible sur le net avec des codes d'identification pour garder les origines d'extractions et de modifications.... là, c'est un boulot
Cordialement

Merci pour votre éclairage
HD