Juge des tutelles, conseil des familles

bonjour

je dois réunir un conseil des familles pour décider du tuteur des finances de mon demi frère qui est orphelin depuis peu et mineur.

ma question porte sur les modalités et les conditions de réunion de ce conseil.

Je sais qu'il faut 5 personnes, 2 représentants paternels et 2 représentants maternels, + la personne que l'on va désigner tuteur.

ce que je veux savoir c'est comment ça se passe, comment il faut que ça se passe pour que ce conseil soit juridiquement valide ;

-doit on fournir un document à l'issue de ce conseil (que par exemple chacun signe la re transcription de la décision prise) ?
-doit il y avoir un représentant extérieur pour valider le bien fondé du conseil?
-doit on le faire avec le juge des tutelles?

voila toutes les informations à ce sujet me seront utiles

je vous remercie d'avance

christelle