Vacations syndic procédures charges impayées: urgent !

Bonjour,

Nous avons le mois passé terminé de régler un échéancier de paiement de charges, sur lequel nous nous étions mis d'accord avec le syndic.
Nous n'avons cependant pas encore été en mesure de régler les appels des premier et deuxième trimestres 2009, qui correspondent à une somme d'environ 1200 €.
Or nous recevons il y a quelques jours un courrier du syndic nous réclamant légitimement les charges des premier et deuxième trimestre 2009, et nous rajoutant environ l'équivalent en euros de « vacations syndic pour procédure de charges impayées », c'est-à-dire environ 1000 € !
À savoir que le syndic ne nous a jamais adressé de courrier d'avertissement, simple ou recommandé, concernant ces procédures et les vacations qui y seraient attachées.
Nous nous retrouvons donc à nouveau face à une somme quasiment doublée par rapport à la somme que nous devrions régler pour les deux trimestres.
Après ma demande, le syndic nous a adressé copie des factures relatives à ces vacations.
Que faire ? Le syndic a-t-il le droit de réclamer ces sommes subitement, alors qu'elles ne sont jamais apparues dans les décomptes précédents, et qu'elles n'ont jamais fait l'objet d'avertissement recommandé ?
Comment pouvons-nous nous défendre ?, sachant que l'assemblée de copropriété a lieu la semaine prochaine ?
Merci de tout coeur pour vos réponses.