Syndicat amical et partage des frais pour refaction de toiture

Bonjour,

Nous venons d'acheter un appartement dans une maison divisée en 3 appartements. Nous occuperons les 2 étages supérieurs, sous le toit donc. En faisant les travaux on s'aperçoit que le toit doit vraiment être refait (remplacement des tuiles)
Nous allons a priori engager une démarche pour trouver des devis et faire faire les travaux.
les co propriétaires sont au courant. Ne semblent pas contre non plus, mais pour le paiement c'est toujours plus compliqué:
Le toit étant une partie commune, quelle est la démarche pour que les 2 autres propriétaires acceptent et surtout paie la part qui leur revient, sachant que nous sommes un syndicat de copropriété dit amical (cf acte de vente)
est-ce qu'un simple document signé des 3 parties suffit? faut-il un acte notarié ou un document sous seing privé?

ma question est-elle claire?!

je vous remercie pour vos réponses