Carte professionnelle d'agent de sécurité

Bonjour,
l'AR d'envoi recommandé de mon dossier de demande de carte
professionnelle à la préfecture date du 15 janvier 2011,sans suites.Quand je téléphone au service concerné on me répond une première fois que le commissariat a été relancé, puis une deuxième fois j'obtiens la même
réponse tout en me signifiant qu'il y avait trace de mon passage au commissariat.
Mon casier judiciaire est vierge mais j'ai eu 2 gardes à vue pour usage de
cannabis,cela peut-il constituer un motif de refus?
Si refus il y a ,doit-il m'être notifié par écrit?
Merci pour toute réponse.